こんにちは
今日は仕事で起こるミスを減らす方法をお伝えします！
突然ですが、「仕事が終わらない」「仕事のミスが多いと怒られた」
みたいな出来事、ありませんか？
そんな悩みはあることをすれば、減らすことができるかもしれません。
あることとは、タイトルにもありますが「スケジュール管理」を行うことです。
なんでスケジュール管理がミスを減らす方法に？
と思う方もいらっしゃるかもしれません。
この記事では、
・ミスの種類と原因
・スケジュール管理のメリット
・スケジュール管理の方法(一例)
を説明します。
興味のある方、ミスを減らしたい！と思っている方の参考になれればと思います。
ミスの種類って？
そもそも、仕事にはどのようなミスがあるのでしょうか？
大きく分けて２つ、
- 質によるミス
- 量によるミス
があります。
質によるミスとは、ケアレスミスや経験不足等のことから起こるミスです。
例えば、メールや資料作りで誤字・脱字があったら、自分の伝えたかったことを相手が上手く受け取れなくなります。
他にも、経験不足の中で仕事をしていると、想定していなかった事が発生してミスに繋がっていきます。
では、量によるミスとは？ それは、
業務量×業務時間
から発生するミスです。
仕事をしていく上で、どうしても時間がかかる仕事を任せられることがあります。
経験を積んでいけば、どんどん増えていくでしょう。
そのまま放っておくと、業務量に耐えられずパンクしてしまいます。
もしくは、毎日のように夜遅くまで残業をし続けるようになるか。。。
ぶっちゃけると、僕は後者の人間でした（笑）
正直、誤字・脱字のようなミスは気をつければ解消できますが、
経験値はすぐに上げられるものではありません。
しかし、業務量によるミスは減らすことができます。
そのために、スケジュール管理が重要になります。
スケジュール管理のメリット
ここからは、スケジュール管理のメリットを3つ紹介します。
- 自分の持つ業務量が見える化できる。
- 自分の得意・不得意がわかって業務を効率化できる。
- 納期遅延を減らすことができる。
詳しく説明していきます。
１つ目「業務量の見える化」
これがメリット？
と思う方もいるかもしれません。
でも、実際効果があるんです。
人間は忙しいとすぐに大事なことでも忘れてしまいます。
「あ、忘れていた！」「さっきまではしっかり覚えていたのに…」
みたいなことはありませんか？
思い出して安心するだけならまだしも、
焦って色々仕事が手につかなくなってしまうこともあります。
そういったことを防げるのが、見える化です。
また、業務の見える化は、自分だけではなく、
同じ部署・グループのメンバーに効果があるメリットです。
実際に自分がどれだけ業務を抱えていて、必要な時間がどのくらいか、把握するのは難しいです。
グループメンバーはもっと難しいですし、
いちいち人に聞いて確認している時間はないと思います。
しかし、スケジュール管理を行えば、
自分だけでなく他のグループメンバーも把握しやすくなり、業務がスムーズに進められます。
２つ目「自分の得意・不得意がわかって業務を効率化できること
これは今の業務スピードを上げるために必要になる情報を
スケジュール管理していけばわかるようになります。
スケジュール管理をしていけば自分がどの業務に時間を割いているのか把握することができ、
時間がかかりすぎているもの（苦手な作業）が見えてきます。
苦手な作業をしていると、中々集中できず、ミスに繋がりやすくなってしまいます。
なので苦手な作業は、
「可能であればITツールを活用する」
「他の人に任せる」
といった方法を取っていけば、ミスを減らすことはできます。
３つ目「納期遅延を減らすことができる」
当たり前ですが、ほとんどの業務には納期（期限）というものが存在します。
それに加えて業務は２つ３つと同時に処理することが多いです。
その中で、納期に間に合うように時間調整するのにスケジュール管理は最適です。
スケジュール管理方法(一例)
ではどのようにスケジュール管理していけばいいか。
ここでは、実際に僕の経験から得た方法をお伝えします。
①業務の細分化
まずは業務を細分化することです。
例えば、企画書を作るとします。
その企画書を提出するために必要なことを細かく見える化していきます。
今回は、
- 企画のテーマを決める。
- テーマに沿って、企画の有用性を示す資料を集める。
- 資料のアウトラインを作成する。
この時点で、3つの大まかな工程に分けることができました。
ここからさらに細かく工程を分けていきます。
正直、初めのうちは細かくしていった方がいいです。
自分がどのような作業で時間をかけているかを知ることで、
業務の効率化をしていきやすいからです。
そうして細分化ができたら、次のステップです。
②各工程の所要時間を予想する。
次に行うのは、所要時間の予想と計画です。
細かくする必要はありません。
その工程に何時間かかるかを予想していきます。
予想ができたら、
予想した所要時間の合計と締め切りまでの日数が合っているかを確認し、計画を立てていきます。
それをカレンダーに前もって入れておきます。
面倒だと思う方は、大雑把な計画だけでもいいです。
大事なのは、見えるところに記録をする事です。
③実行していきチューニングする
ここまでできたら、後は実行していくことです。
最初はカレンダー通りにいかないことがほとんどです。
カレンダーに記載していなかったことがあったり、
時間配分を間違えてしまうことが多々あると思います。
それでいいんです。
最初から間違えずにできる人は中々いません。
時間配分に齟齬ができているのが分かったら、適宜スケジュールの修正を行っていきます。
そうやって、自分の各作業に対する所要時間を見積もることができるようになります。
後は、納期に間に合うように行動していけば、納期によるミスはなくなります。
まとめ
今回はミスを減らす方法として、スケジュール管理をご紹介しました。
いかがでしたでしょうか？
もちろん、今回紹介した方法が全員に当てはまる正解ではありません。
自分にあったスケジュール管理方法を見つけてくれたらと思います！
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